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顛末書とは何?社外に提出する際の書き方は?

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社外宛の顛末書を作成するように言われたけど、初めてのことで、書き方が分からない。

  • そもそも顛末書とは何?
  • テンプレートはある?
今回は、顛末書とは何なのか、また、社外向けに書く場合の注意点などをご紹介します。

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顛末書とは何?

そもそも顛末書とは何なのかということから解説したいと思います。

顛末書の「顛」とは物事の頂点を意味します。

つまり、顛末書の本来の意味とは、物事の発端から最後までを書き記したものということになります。

同じような意味合いのものに、「始末書」というものがあります。

これも始まりから終わりまでを説明する書類という意味です。

つまり、顛末書も始末書も、どちらも何らかのミスや失策などによって好ましくない結果をまねいてしまったことの原因と結果、再発防止の為の対策について記す文書です。

では、顛末書と始末書にはどのような違いがあるのでしょうか?

顛末書と始末書の大きな違いは、その事件の重大さにあります。

顛末書は事件の詳細を報告する報告書の意味合いが大きいのですが、始末書の場合は謝罪や反省の文言を書き入れる必要があり、懲戒や訓告などを伴うことがほとんどです。

顛末書の書き方テンプレート

それでは、顛末書を書く場合、どのように書けば良いのでしょうか?

まず、表題は、「顛末書」とし、続いて、序文を書く必要があります。

詳しい内容は、後に記すので、最初は、概略を書きます。

最後に、事の顛末の詳細を書き記します。

それでは、以下に顛末書のテンプレートを作りましたので、ご利用ください。

平成〇年〇月〇日

〇〇部長(役職名)
〇〇殿

〇〇部〇〇課〇〇(自分の氏名) 印

顛末書

この度、(場所)で発生した(事件内容)に関しまして、下記のとおり報告いたします。

日時
平成〇年〇月〇日 〇時〇分頃

場所
詳しい場所を明記する。〇〇株式会社〇〇付近、〇〇市〇〇町路上、など。

内容
客観的な事実内容を明記する。誰が何をしていたところ、どういうことが起こって、こういう事故が起きた。その後、誰々の命に別状がないことが確認された、など。

原因
上記の内容にも書いていないことを含めて、原因を詳しく書く。当然、その際、言い訳などを書いてはいけない。

結果
結果としてどのような損害が出たのかなどを明記する。

今後の対策
二度と同じことを起こさない為にどのような再発防止策を取ったのか、また、今後はどのようにしていくのかを明記する。

以上


社外宛の顛末書の書き方

それでは、最後に、社外向けの顛末書の書き方について解説します。

社外向けの顛末書は、対外的な文書ですので、「お詫び書」の意味合いも持ちます。

また、提出者名は会社の最高責任者名になることが多く、提出先も相手の会社のトップの名前になりますので、あなたが起草した文書は、直属の上司から順番に決済を受ける必要があり、しかも、相手側からも顛末書にはこのような文言を盛り込むように、という指示がある場合もあるので、提出までにかかる労力はかなりのものになることが多いことを覚悟しましょう。

序文では、

〇〇が起こったことを深くお詫びしますと共に、再発防止に努めてまいりますので、ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

などと、謝罪の文言を入れましょう。

また、内容や原因を書く場合にも、客観的な事実を述べるように細心の注意を払いましょう。

間違っても、言い訳じみた文言などを入れてはいけません。相手の怒りを再燃させ、事態の収拾がつかなくなることもあります。

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